Integritetspolicy och samtycke

Genom att logga in på "Mina sidor" godkänner du KFOs integritetspolicy och samtycker till hur vi hanterar dina personuppgifter. Vill du återkalla ditt samtycke, kontakta support@kfo.se.

Kakor, eller cookies, används bland annat för att få webbplatsen att fungera smidigare, få statistik, kunna räkna antalet användare och analysera trafiken på webbplatsen. Kakor används både i oinloggat och inloggat läge. Vill du inte tillåta kakor måste du själva ändra inställningen i din webbläsare. Läs mer om kakor/cookies

Integritetspolicy

1. Inledning

I Arbetsgivarföreningen KFO kan medlemskap innehas av verksamheter med företrädesvis kooperativ eller annan idéburen karaktär, liksom verksamheter som ägs av brukare, kunder eller anställda, i deras egenskap av arbetsgivare. Även arbetsgivare som har eller har haft anknytning till sådana verksamheter kan inneha medlemskap.

Verksamheten innebär att Arbetsgivarföreningen KFO själv eller genom sitt servicebolag Athene Arbetsgivarservice AB (hädanefter gemensamt benämnda ”KFO”)

  • ger medlemmarna rådgivande arbetsgivarservice
  • träffar kollektivavtal med arbetstagarorganisationer för medlemmarnas räkning
  • hjälper medlemmarna vid förhandlingar och tvister med arbetstagarorganisationer och enskilda arbetstagare
  • verkar för goda förhållanden mellan medlemmarna och deras anställda
  • i övrigt bidrar till medlemmarnas utveckling som arbetsgivare.

Inom verksamheten behandlas olika personuppgifter för vilka KFO är personuppgiftsansvarig. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett lagligt och korrekt sätt som minimerar risken för intrång i de registrerades personliga integritet, i enlighet med Europaparlamentet och rådets (EU) förordning 2016/679 och SFS 2018:218. I ansvaret ligger att uppgifterna

  • samlas in för särskilda, uttryckliga och berättigade ändamål
  • är adekvata, relevanta och inte för omfattande
  • korrekta och uppdaterade
  • inte förvaras längre än nödvändigt
  • behandlas på ett säkert sätt.

Denna integritetspolicy beskriver hur KFO uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig, bland annat registrerads rätt att få viss information om behandlingen.   

2. Medlemmar och representanter för medlemmar

2.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att kunna hantera medlemskapet i form av främst

  • tillämpning av de kollektivavtal (om löner, allmänna anställningsvillkor, omställning, försäkringar, pensioner och förhandlingsordningar) som medlem blir bunden av genom medlemskapet
  • rådgivning i arbetsrättsliga ärenden
  • debitering av medlemsavgifter
  • insamling av årsuppgifter och lönestatistik
  • tillhandahållande av IT-support
  • nyhetsutskick

behandlar KFO personuppgifter tillhörande personer som företräder verksamhet som är medlem eller söker medlemskap (detta oavsett om den registrerade bedriver verksamhet såsom fysisk juridisk person eller uppträder i roll som företrädare för verksamheten).

 Den lagliga grunden för behandlingen är antingen att fullgöra ett avtal (medlemskapet) med den registrerade (om denne bedriver verksamhet i eget namn) eller intresseavvägning. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att KFO har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

2.2 Användarkonto till webben

Alla användare av KFOs hemsida lämnar i samband med den första inloggningen sitt samtycke till att deras personuppgifter behandlas samt upplyses om användningen av cookies.  Det är frivilligt att lämna sina personuppgifter för att få tillgång till ett användarkonto, men om personen avstår kan denne inte ta del av informationen för sin verksamhets räkning eller fullgöra sin verksamhets skyldighet att lämna årsuppgifter eller lönestatistik.

2.3 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-post) samt personnummer (för sådan medlem som bedriver verksamhet i eget namn). 

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, myndigheter eller har genererats i samband med  anställningen hos medlemmen eller dennes samarbetspartners (inklusive KFO).

2.4 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna internt på KFO är huvudsakligen chefer, handläggande rådgivare, ekonomiansvariga som administrerar medlemsavgifter samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till KFOs samarbetspartners som administrerar tecknade försäkringsavtal (försäkringsbolag och valcentraler), bevakar anställdas rättigheter (fackliga motparter), upprättar lönestatistik (inklusive SCB), genomför medlemsundersökningar, verkställer medlemsutskick samt tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). KFO kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för KFOs räkning, kommer KFO tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

2.5 Lagringstiden

KFO lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. KFO genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Personuppgifter kopplade till ett användarkonto raderas i samband med att kontot avslutas. Efter det att medlemskapet har upphört sparas endast uppgifter om verksamhetens identitet, den period som medlemskapet gällde och vilka kollektivavtal som tillämpades (se dock punkt 3).

Det kan dock vara nödvändigt för KFO att spara uppgifterna under en längre period efter att medlemskapet har upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år) och bokföring (7 år).

Personuppgifter avseende medlemsansökningar som inte lett till något medlemskap raderas när det står klart att medlemmen inte avser att fullfölja ansökan. 

3. Anställda i medlemsföretag

3.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att kunna bistå medlemmen att fullgöra sina skyldigheter och bevaka sina rättigheter enligt anställningsavtal, tillämpliga kollektivavtal och författningar samt även bevaka KFOs egna intressen som central arbetsgivarorganisation, kommer KFO i samband med rådgivning, förhandlingar och domstolsprövningar att behandla personuppgifter rörande medlemmens anställda.

Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga – exempelvis uppgifter om hälsotillstånd i samband med sjuklöneadministration och rehabilitering – görs restriktivt och med iakttagande av sekretess.

Den lagliga grunden för behandlingen är antingen att fullgöra ett avtal med den registrerade (de på anställningsförhållandet tillämpliga kollektivavtalen binder även KFO), fullgöra rättsliga förpliktelser enligt författning/kollektivavtal eller intresseavvägning.

3.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara att behandla den anställdes personuppgifter i form av

  • namn, personnummer, kontaktuppgifter
  • anställningstid, anställningsform, facklig tillhörighet
  • löne- och skatteuppgifter, bankkonto
  • arbetstid, frånvaro/frånvaroorsaker, hälsa
  • betyg, erfarenheter, utveckling, beteenden och prestationer
  • övriga sådana personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att

KFO ska kunna bistå medlemmen att administrera anställningsförhållandet.  

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, myndigheter eller har genererats i samband med anställningen av medlemmen och/eller dennes samarbetspartners (inklusive KFO).

 3.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna internt på KFO är huvudsakligen handläggande rådgivare samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till KFOs samarbetspartners som administrerar tecknade försäkringsavtal (försäkringsbolag och valcentraler), bevakar anställdas rättigheter (fackliga motparter), upprättar lönestatistik (inklusive SCB) och tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). KFO kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för KFOs räkning, kommer KFO tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

3.4 Lagringstiden

KFO lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. KFO genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. 

Det kan dock vara nödvändigt för KFO att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera arbetsrättsliga krav som kan tänkas riktas mot KFO – som är part i vissa mål i Arbetsdomstolen – och medlemmen.

4. Uppdragstagare

4.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

Uppdragstagarens personuppgifter kan krävas bland annat för följande ändamål: betalning av konsultarvode och andra ersättningar, allmän administration av konsulttjänsten, upprätthålla frånvarodokumentation för bedömning av konsultarvode samt möjliggöra utvärdering och granskning av prestationer.

Den lagliga grunden för behandlingen är att kunna ingå, fullgöra och hantera avtal med uppdragstagare. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att KFO har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

4.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, personnummer, kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post), bankkontonummer, bank- och postgironummer, information om kvalifikationer, prestationsmätningsresultat, underlag för beräkning av arvode och information om frånvaro.  

 Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, dennes arbetsgivare referenspersoner eller kontaktpersonen på KFO.

 4.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, handläggande tjänstemän, ekonomiansvariga som administrerar utbetalningar av arvoden samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till KFOs samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). KFO kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för KFOs  räkning, kommer KFO tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

4.4 Lagringstiden

KFO lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. KFO genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att konsultuppdraget avslutats. Det kan dock vara nödvändigt för KFO att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot KFO.

5. Leverantörer

5.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

KFO behandlar personuppgifterna för att kunna teckna, administrera och utvärdera leverantörsavtal samt att  betala leverantörsfakturor.

Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att KFO har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

5.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat leverantörens representanters namn och kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post).

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, leverantören eller kontaktpersonen på KFO. 

5.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, handläggande tjänstemän, ekonomiansvariga som administrerar utbetalningar av arvoden samt IT- och registeransvariga.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till KFOs samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post). KFO kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för KFOs  räkning, kommer KFO tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

5.4 Lagringstiden

KFO lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. KFO genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att leverantörsavtal har upphört. Det kan dock vara nödvändigt för KFO att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget upphört för att bevaka garantier och reklamationsfrister, uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning (5 år), bokföring (7 år) eller för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot KFO.

6. Rekrytering

6.1 Ändamålet och den lagliga grunden för behandlingen

För att KFO ska kunna hantera ansökningar som de registrerade/arbetssökande har skickat in, genomföra intervjuer och tester samt fatta beslut i ett rekryteringsförfarande måste KFO behandla vissa personuppgifter.  

Den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning.

6.2 Personuppgifterna som behandlas

Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, kontaktuppgifter (adress, telefon och e-post), eventuellt fotografi, testresultat samt information om utbildningar, erfarenheter och färdigheter.

Uppgifterna härstammar från den registrerade själv, referensgivare, rekryteringsansvaring tjänstemän och rekryteringsfirma.

6.3 Mottagare av uppgifterna

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, rekryteringsansvariga tjänstemän personalrepresentant samt eventuellt anlitade rekryteringsfirmor; undantagsvis även styrelseledamöter.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till KFOs samarbetspartners som tillhandahåller dataprogram för ekonomi, verksamhetsstöd, telefoni och digital kommunikation (såsom e-post) samt rekryteringsfirma. KFO kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. I de fall extern part inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för KFOs  räkning, kommer KFO tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

6.4 Lagringstiden

KFO lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. KFO genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

KFO kan behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om det bedöms nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot KFO enligt diskrimineringslagen (26 månader).

7. KFOs anställda och förtroendevalda

För KFOs anställda och förtroendevalda  gäller vad som föreskrivs i för var tid gällande personalhandbok under flik ”Personuppgiftspolicy för anställda”

8. Rättigheter

Den registrerade har enligt lag rätt att begära tillgång till sina personuppgifter. Under vissa förutsättningar har denne också rätt att begära att personuppgiftsbehandlingen begränsas, att personuppgifterna ändras eller raderas, att invända mot behandlingen och rätt till dataportabilitet av sina personuppgifter. En begäran om något av det nämnda kan skickas till support@kfo.se.

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen:

Telefonnummer: 08-657 61 00, e-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

9. Kontaktuppgifter

Arbetsgivarföreningen KFO                     Athene Arbetsgivarservice AB
(802001-8555)                                         (556454-0978)                           

Box 16355, 103 26 STOCKHOLM           Box 16355, 103 26 STOCKHOLM

08-7025400                                              08-7025400

info@kfo.se                                                          

Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta KFOs dataskyddsombud:

Chefsjuristen Sven Rosqvist
08-7025416, sven.rosqvist@kfo.se

10. Ändringar av policyn

KFO förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy vid behov.