Distansarbete och att jobba hemifrån

Jobba hemifrån om det är möjligt hela året ut. Det är Folkhälsomyndighetens rekommendation från och med den 30 juli 2020.

I somras kom Folkhälsomyndigheten med nya besked. Pandemin är inte över och det finns fortfarande risk för smittspridning.

Vår rekommendation är som tidigare — att följa rekommendationerna. Så om det är möjligt i din verksamhet bör du låta dem som kan fortsätta arbeta hemifrån. Om många träffas på arbetsplatsen är det annars risk för att smittspridning tar fart

Arbetsmiljöaspekten på det hela är att det ska fungera bra för dem som jobbar hemifrån. Håll kommunikationen igång. Prata med dina medarbetare om hur de upplever situationen.

Ingen önskar att det ska vara såhär. Men vi behöver alla anpassa oss efter situationen för att minska smittspridning.

Om arbetstagare jobbar hemifrån, vad behöver arbetsgivare då tänka på utifrån ett arbetsmiljöperspektiv?

Fortfarande arbetsmiljöansvar

Arbetsgivaren har alltid kvar sitt arbetsmiljöansvar för sina arbetstagare oavsett var arbetet utförs för arbetsgivarens räkning. I rådande pandemiläge utför många arbetstagare sitt arbete på distans. Till exempel hemifrån.

Upprätta ordning för distansarbete

Om det normalt utförs arbete hemifrån finns förmodligen redan en ordning för detta. Om det normalt inte utförs arbete hemifrån behöver arbetsgivaren i så fall upprätta en ordning för hur distansarbete ska skötas och vad som då gäller.

Teknik, utrustning och avstämningar

Arbetsgivaren behöver i detta ha dialog med arbetstagarna och informera om vad som gäller. Teknik och arbetsutrustning behöver fungera. Kontakt och avstämningar mellan kollegor samt mellan chef och arbetstagare kan behöva skötas på annat sätt än brukligt.

Arbetstagare behöver veta till vem de ska vända sig vid behov. Löpande uppföljning kan behövas eftersom det i detta pandemiläge kan handla om arbete som utförs på distans flera veckor i sträck. Ibland kanske till och med månader.

Jobba hemifrån och ansvar för smittorisker

Det finns en hel del aspekter att beakta vad gäller arbete hemifrån och smittorisker. Arbetsgivaren har alltid ansvar för sina medarbetare när de utför arbete för arbetsgivarens räkning. Oavsett om arbetet utförs på kontoret, i butiken eller hemifrån. Det är du som är arbetsgivare som bestämmer var arbete kan utföras.

Med anledning av coronakrisen rekommenderar svenska myndigheter arbetsgivare att, när det är möjligt, fortsätta låta sina arbetstagare jobba hemifrån året ut. Det är ett budskap som brukar upprepas under statsministerns pressträffar.

Arbetsgivarens arbetsmiljöarbete stannar inte upp bara för att anställda inte utför sitt arbete på arbetsplatsen. När arbete utförs hemifrån blir det extra viktigt att chef och medarbetare också pratar om hur arbetet fungerar. Ta gärna reda på om det finns några hinder för dina anställda att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Ha en öppen dialog med dina medarbetare.

Checklista för dialog

  • Rutiner för avstämningar och samtal.
  • Mötestider och ordning för digitala möten.
  • Håll fast vid dagliga rutiner så som paus, lunchrast och promenader.
  • Prata om hur arbetsplatsen ser ut och utformats i hemmet samt om den på något sätt går att skilja från hemmet.
  • Ha oftare kontakt med varandra, både kollegor emellan och chef och medarbetare.
  • Känn av att samarbeten och relationer fungerar medarbetare emellan även om alla inte är på samma plats.
  • Prata ibland även om annat än själva arbetet och fråga varandra hur ni mår.
  • Prata om att tänka extra på att ta kortare pausar för att variera kroppens rörelser och ställningar.
  • Låna ut arbetsutrustning som exempelvis datorskärm och tangentbord till hemmet om det går.

Arbetsutrustning hemma

Ta reda på hur arbetssituationen är

Dialog mellan chef och medarbetare har alltid betydelse. Inte minst när det gäller arbetsutrustning hemma. Du som chef bör sätta dig in i hur arbetsmiljön ser ut hos dina medarbetare även när de jobbar hemifrån.

När du inte ser arbetsplatsen med egna ögon

Ju längre tid dina medarbetare jobbar hemifrån desto viktigare blir det med arbetsmiljön. Men du kanske inte har varit där och sett arbetsplatsens utformning med egna ögon? En idé är att be dina medarbetare att skicka bilder av hur deras hemarbetsplatser ser ut.

Förebygg ohälsa och olycksfall även i hemmen

Det finns faktiskt ingen regel som säger att du som är arbetsgivare är skyldig att skaffa exempelvis ergonomiska möbler till arbetstagares hem. Det arbetsmiljölagstiftningen säger är att du är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall.

Det betyder i praktiken att du kanske ändå behöver skaffa fram utrustning som underlättar arbetssituationen hemma. När det gäller ergonomi och teknisk utrustning till exempel. För det är lätt hänt att arbetsställningar blir sämre hemma än på en ergonomiskt utformad arbetsplats. Då ökar samtidigt hälsoriskerna. Dem måste du ha koll på.

Återvända till ordinarie arbetsplats

Om du upptäcker att hälsoriskerna blir stora, kan det också vara så, att det bästa trots allt är att lämna hemmet och använda den ordinarie arbetsplatsen igen. Men det är under förutsättning att det är möjligt.

Arbetsplatsens design

Undvik smitta på den ordinarie arbetsplatsen

Arbetar ni i egna kontorsrum (så kallade cellkontor), landskap eller aktivitetsbaserat kontor? Hur ser arbetet ut för att minimera smittoriskerna på kontoret? Ur smittorisksynpunkt är egna kontorsrum det bästa för att undvika smitta även efter coronakrisen. Fundera på arbetsplatsens design när medarbetare har möjlighet och vill komma tillbaka till arbetsplatsen.