Det är arbetsgivaren som bestämmer var arbetet ska utföras. Distansarbete kan ske hemifrån men också från annan plats. Här får du veta ditt ansvar som arbetsgivare och hur du kan säkerställa att arbete på distans fungerar.
Distansarbete och att jobba hemifrån
Distansarbete ställer extra krav på dig som arbetsgivare, inte minst när det gäller arbetsmiljön. Det här är bra att tänka på ur ett arbetsmiljöperspektiv när det gäller distansarbete.
- Innehåll
- Fortfarande arbetsmiljöansvar
- Upprätta ordning för distansarbete
- Teknik, utrustning och avstämningar
- Mer om arbetsmiljö under distansarbete
- Arbetsutrustning
- Ta reda på hur arbetssituationen är
- När du inte ser arbetsplatsen med egna ögon
- Förebygg ohälsa och olycksfall även i hemmen
- Försäkringar vid distansarbete
- Distansarbete utomlands
- Sjukdom vid distansarbete utomlands
- Anställningsvillkor vid distansarbete utomlands
- Du kan behöva kunskap om andra länders arbetsrätt
- Gränsöverskridande digitalt distansarbete
Fortfarande arbetsmiljöansvar
Som arbetsgivare har du alltid kvar arbetsmiljöansvaret för dina medarbetare, oavsett varifrån arbetet utförs när det är för din räkning. I många verksamheter arbetar arbetstagarna på distans, till exempel hemifrån.
Upprätta ordning för distansarbete
Om det normalt utförs arbete hemifrån finns förmodligen redan en ordning för det. Om det normalt inte utförs arbete hemifrån behöver du som arbetsgivare i så fall upprätta en ordning för hur distansarbetet ska skötas och vad som då gäller.
Teknik, utrustning och avstämningar
Du behöver ha en dialog med arbetstagarna och informera om vad som gäller. Teknik och arbetsutrustning behöver fungera. Kontakt, tillgänglighet och avstämningar mellan kollegor samt mellan chef och medarbetare kan behöva skötas på annat sätt än vanligt.
Dina medarbetare behöver veta till vem de ska vända sig vid behov. Uppföljning kring distansarbetet kan behöva göras löpande.
Mer om arbetsmiljö under distansarbete
Det är du som arbetsgivaren som alltid har ansvar för dina medarbetare när de utför arbete för din räkning. Oavsett om arbetet utförs på kontoret, i butiken eller hemifrån. Det är också du som bestämmer var arbete kan utföras.
Ditt arbetsmiljöarbete stannar inte upp bara för att de anställda inte utför sitt arbete på arbetsplatsen. När arbete utförs hemifrån blir det extra viktigt att också prata med medarbetarna om hur arbetet fungerar. Ta gärna reda på om det finns några hinder för dina anställda att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt. Ha en öppen dialog med dina medarbetare.
Checklista
-
Rutiner
Skapa och bibehåll rutiner för tillgänglighet, avstämningar och samtal.
Håll fast vid dagliga rutiner så som paus, lunchrast och promenader.
-
Tydliga ramar
Sätt ramar för mötestider och bestäm vilken ordning ni har för digitala möten.
-
Arbetsplatsens utformning
Prata om hur arbetsplatsen ser ut och hur den har utformats i hemmet. Går den på något sätt att skilja från hemmet?
-
Uppmuntra kollegialitet
Ha oftare kontakt med varandra, både kollegor emellan och chef och medarbetare.
Känn av att samarbeten och relationer fungerar medarbetare emellan även om alla inte är på samma plats.
Prata ibland även om annat än själva arbetet och fråga varandra hur ni mår.
-
Variera arbetsställning
Prata om att tänka extra på att ta kortare pauser för att variera kroppens rörelser och ställningar.
-
Arbetsutrustning
Låna ut arbetsutrustning som exempelvis datorskärm och tangentbord till hemmet om det går.
Arbetsutrustning
Ta reda på hur arbetssituationen är
Dialog mellan chef och medarbetare har alltid betydelse. Inte minst när det gäller arbetsutrustning hemma. Du som chef bör sätta dig in i hur arbetsmiljön ser ut hos dina medarbetare även när de jobbar hemifrån.
När du inte ser arbetsplatsen med egna ögon
Om dina medarbetare ofta jobbar hemifrån blir det viktigare att ha koll på arbetsmiljön. Men du kanske inte har varit där och sett arbetsplatsens utformning med egna ögon?
Tips! Be dina medarbetare att skicka bilder av hur deras hemarbetsplatser ser ut.
Förebygg ohälsa och olycksfall även i hemmen
Det finns ingen regel som säger att du som är arbetsgivare är skyldig att skaffa exempelvis ergonomiska möbler till arbetstagares hem. Det arbetsmiljölagstiftningen säger är att du är skyldig att förebygga ohälsa och olycksfall.
Det betyder i praktiken att du kanske ändå behöver skaffa fram utrustning som underlättar arbetssituationen hemma, särskilt om arbete på distans förekommer i större utsträckning. När det gäller ergonomi och teknisk utrustning till exempel. För det är lätt hänt att arbetsställningar blir sämre hemma än på en ergonomiskt utformad arbetsplats. Då ökar samtidigt hälsoriskerna och de måste du ha koll på.
Försäkringar vid distansarbete
I princip gäller kollektivavtalade försäkringar vid distansarbete, oavsett var arbetet utförs. Arbetsskadeförsäkringen TFA gäller alltså vid distansarbete, men det krävs att olycksfallet har ett direkt samband med arbetet. Det sambandet utreds alltid i arbetsskadeärenden, och det innebär att en skada som inträffar på arbetsplatsen under arbetstid har ett starkt och tydligt samband med arbetet.
Arbetsskadeförsäkringen gäller inte olycksfall i hemmet i största allmänhet. Därför innebär det till exempel att den som bränner sig på kaffebryggaren i hemmet under arbetstid inte kan få ersättning för arbetsskada. Vid just det tillfället utförds inte arbete direkt för arbetsgivarens räkning. Den som bränner sig på jobbets kaffeautomat kan däremot bli beviljad ersättning.
Högsta förvaltningsdomstolen har i vägledande domar tydliggjort att det krävs en starkare koppling till arbetet för att en olycka i hemmet ska klassas som arbetsskada.
➜ Exempel på Högsta förvaltningsdomstolens bedömning av skador som uppstått i hemmet.
Distansarbete utomlands
Socialförsäkringen är i princip inte arbetsgivarens ansvar. Men många av de kollektivavtalade försäkringarna förutsätter att man omfattas av svensk socialförsäkring. Vid arbete utomlands skiljer man på bosättningsbaserade och arbetsbaserade förmåner, och olika regler gäller inom EU/EES respektive andra länder med och utan socialförsäkringskonvention med Sverige.
Innan du tar något beslut om distansarbete utomlands bör medarbetaren själv ta reda på vad som gäller genom att kontakta Försäkringskassan.
Sjukdom vid distansarbete utomlands
Om din medarbetare skulle insjukna i ett annat EU-land ska hen ges rätt till akutvård på samma villkor som för invånarna i det land där den befinner sig. Medarbetaren bör läsa på i förväg om villkoren för offentlig sjukvård i det EU-land där hen planerar att uppehålla sig och beställa det så kallade EU-kortet från Försäkringskassan.
Vid distansarbete i länder utanför EU gäller andra regler och din medarbetare kan behöva komplettera sitt försäkringsskydd. Det här har dock inte du som arbetsgivare ansvar för, om inte utlandsarbetet är beordrat.
Anställningsvillkor vid distansarbete utomlands
Det är du som arbetsgivare som bestämmer var arbetet ska utföras. När det gäller distansarbete utomlands är det först och främst viktigt att det finns tydligt dokumenterat att hela utlandsvistelsen sker på medarbetarens eget initiativ, det vill säga frivilligt distansarbete. På så sätt undviker du att hamna i svåra gränsdragningsfrågor om huruvida det var en beordrad utlandsresa eller inte.
Vid distansarbete utomlands kan det uppstå frågor om vilket lands arbetsrätt och arbetsmiljölagstiftning som gäller. Handlar det om kortare perioder upp till några månader är det vanligtvis inte något större problem. Handlar det om längre perioder är vår rekommendation att arbetsgivare och arbetstagare träffar ett specifikt anställningsavtal för den period som distansarbetet utomlands gäller.
Du kan behöva kunskap om andra länders arbetsrätt
Enligt EU:s Rom I-förordning är utgångspunkten att det är det lands arbetsrätt som parterna har kommit överens om i det enskilda anställningsavtalet som gäller. Därmed är det teoretiskt sett fullt möjligt att hävda att svensk rätt ska gälla vid distansarbete utomlands, men det bör givetvis regleras i det enskilda anställningsavtalet. Det ni kommer överens om får inte inskränka det skydd som din medarbetare har i den tvingande lagstiftning som gäller i det land där hen utför sitt arbete.
Förordningen innehåller lagvalsregler, det vill säga regler om vilket lands lag som ska tillämpas på ett avtal när det finns en lagkonflikt.
En medarbetare har vänt sig till dig som arbetsgivare med önskemål om att få utföra sitt arbete från sin lägenhet i Alicante det närmaste året. Ni träffar ett avtal om distansarbete utomlands, där svensk rätt ska tillämpas. Men enligt den spanska rätten är en arbetstagare berättigad minst 30 semesterdagar per år. Detta innebär alltså att ni inte kan avtala om att medarbetren ska ha 25 dagars semesterrätt under tiden som distansarbetet pågår.
Har ni inte kommit överens om vilken arbetsrätt som ska gälla? Då är det enligt Rom I-förordningen lagen i det land som medarbetaren arbetar i som gäller över anställningsavtalet. Den här principen kallas för lex loci laboris. Ibland är det inte möjligt att fastställa vilket lands arbetsrätt som ska följas enligt den principen, till exempel vid arbete i flera länder. Då blir det i stället arbetsrätten i det land där arbetsgivaren är lokaliserad och där arbetstagaren anställdes som ska tillämpas.
Skulle det vid en samlad bedömning framgå att anställningsförhållandet har en närmare anknytning till ett annat land, så ska istället det landets arbetsrätt gälla. Här har det bland annat betydelse var din medarbetare har sin bostad, var hen betalar skatt, var arbetsgivaren är lokaliserad och så vidare.
Som arbetsgivare behöver du noga överväga om distansarbete utomlands ska tillåtas under längre tid. Du behöver då både kunskap och tid för att få ett anställningsavtal på plats som håller även utifrån de tvingande reglerna som finns i det land som distansarbetet ska utföras från.
Gränsöverskridande digitalt distansarbete
Från och med 1 juli 2023 gäller ett ramavtal som utökat möjligheterna till gränsöverskridande distansarbete inom EU/EES och Schweiz. Det är bara de länder som skrivit på avtalet som omfattas av det.
EU-överenskommelsen innebär att anställda under vissa förutsättningar kan arbeta på distans från bosättningslandet i upp till 50 procent av arbetstiden och ändå behålla socialförsäkringsskyddet som gäller i arbetsgivarens land.
En arbetstagare kan inte omfattas av två länders socialförsäkringslagstiftning samtidigt. Vilka sociala avgifter arbetsgivaren ska betala varierar mellan länderna.
Om arbetsgivaren och arbetstagaren är överens om att arbetet ska utföras i ett annat land ska det anmälas till Försäkringskassan. Myndigheten utreder vilket lands socialförsäkring som ska gälla efter att arbetstagaren har ansökt om intyg A1.
➜ Försäkringskassan om att arbeta i flera länder inom EU/EES
Gränsöverskridande distansarbete definieras som att arbetstagaren kan utföra sina arbetsuppgifter från vilken plats som helst, och som
- utförs i en eller flera andra medlemsstater än den där arbetsgivaren har sitt säte, samt att
- den anställde med hjälp av informationsteknologi kan vara uppkopplad och ha åtkomst till arbetsgivarens system.